Car Policy – Céges autóhasználat irányelvei
Cégünk átlátható és egyedi igényekre szabott Car Policy-t tud Ügyfelei részére összeállítani, amely minden munkatárs számára egyértelműen szabályozza a céges autók használatát. A cél, hogy biztonságos, költséghatékony és szabályos céges autó üzemeltetést biztosítsunk, miközben minimalizáljuk a kockázatokat.
🔑 De mi az a Car Policy?
Ha mi is ugyanilyen röviden szeretnénk leírni, akkor Gépjárműszabályzatként adhatnánk meg, azonban ez kissé idegenül hat a magyar nyelvben.
A Car Policy a gépjárművek használatával kapcsolatos munkavállalói jogok és kötelezettségek munkáltató általi egyoldalú rögzítése.
Ahogy Paksi Tamás fogalmazott a Telexnek: „A Car Policy nem csupán szabályzat, hanem stratégiai eszköz – csökkenti a félreértéseket, átláthatóvá teszi a költségeket, és biztosítja a munkavállalók és a vállalat közötti felelősség kontrollját.”
✅ A Car Policy három fő területet szabályoz:
- Engedélyezési rend
- Használati rend
- Elszámolási rend
Ez a megközelítés inkább a nagyobb vállalatok általi, a kisebb vállalkozások esetén az első két rend akár össze is vonható az engedélyezési rend jelentős leegyszerűsítése mellett. A fentiek alapján tehát a Car Policy-t elnevezhetjük Gépjárműhasználati és Elszámolási Szabályzat-nak is.
- Engedélyezési rend
Általában a vállalat hierarchiájához, személyzeti struktúrájához igazodóan határozza meg, mely beosztásokhoz milyen szintű gépjárművek tartozhatnak (akár a márkát, típust, felszereltséget és motorizáltságot vagy a havi költségszintet meghatározóan is). Jellemző, hogy vannak a munkaeszköz típusú gépjárművek és az ún. státusz gépjárművek, melyek inkább jelentenek juttatást, semmint a munkavégzéshez elengedhetetlenül szükséges eszközt. Természetesen azért a státusz gépjárművek is szolgálnak üzleti célokat, például tárgyalásokon való részvételhez, termékminták szállításához stb., de ezek az autók már megtestesítik a magáncélú használatot is.
Az engedélyezési rend biztosítja, hogy minden olyan munkavállaló, aki gépjárművet kap használatra, a meghatározott méretű, kivitelű és megfelelő költségszintű gépjárművet kapja, illetve használja.
- Használati rend
A közlekedési szabályoknak, valamint a cég értékeinek és nem utolsó sorban az érdekeinek való megfelelést írja elő. A gépjármű munkavállalónak történő átadása a munkáltató által vállalt kockázatok óhatatlan átadását is jelenti: ennek megfelelően a használati rend funkciója, hogy pl. a gépjármű rendeltetésszerű használatát, általános állagának fenntartását vagy meghatározott futásteljesítményének betartását is előírja.
- Elszámolási rend
A gépjármű használatával kapcsolatos költségek nyilvántartása és könyvelése, igazolásuk rendje, valamint annak meghatározása, hogy mely esetekben kell a felmerült költségeket a használónak továbbterhelni.
A magánhasználat költségének megtérítésével kapcsolatos eljárások leírása, a káresemények elszámolása.
A használó adatszolgáltatási kötelezettségeinek (km-óra állásának rendszeres lejelentése, szervizzel és gumiabroncsokkal kapcsolatos események jelentése), együttműködés a flottamenedzserrel és/vagy flottaszolgáltatóval, üzemanyagkártya használatának szabályai, útnyilvántartás vezetése.
🚦 Miért fontos a Car Policy?
- ✅ Biztonság és felelősség
- Minden munkatárs tudja, hogyan használhatja a céges autót, ezzel csökkentve a balesetek és káresemények kockázatát.
- ✅ Költségkontroll
- Átlátható szabályok a tankolásra, parkolásra, autóhasználatra – optimalizálva a céges kiadásokat.
- ✅ Fenntartható működés
- A Car Policy része a környezettudatos autóhasználat, a flottakezelő által javasolt hatékony üzemeltetési módszerekkel.
- ✅ Jogszabályi megfelelés
- Minden előírást és biztosítási kötelezettséget betartunk, így a céges autók üzemeltetése szabályos és átlátható.
🔑 Mit tartalmaz a Car Policy?
- ✅ Autóhasználati szabályok
- Kik jogosultak a céges autók használatára, mikor és milyen célra lehet használni a járműveket.
- ✅ Tankolás és üzemanyag
- Üzemanyagkártya használati szabályok, tankolási riportok, költségek nyomon követése.
- ✅ Karbantartás és szerviz
- Rendszeres karbantartás, kötelező szervizek, hibabejelentés és javítási protokoll.
- ✅ Biztosítás és kárrendezés
- Káresemények jelentése, biztosítási ügyintézés és felelősségi körök egyértelmű szabályozása.
- ✅ Szoftveres nyilvántartás és riportálás
- Digitális eszközök használata a járművek követésére, költségek és használati adatok riportálása.
- ✅ Sofőrszolgálat és alternatív lehetőségek
- Szükség esetén sofőrszolgálat, illetve mobilitási alternatívák biztosítása a munkavállalóknak.
📊 Előnyök a munkatársak és a cég számára
✔ Biztonságos és átlátható céges autó használat – mindenki pontosan tudja, mi a feladata és mi a szabály.
✔ Költséghatékonyság – az autóhasználat kontrollált, a kiadások minimalizálva.
✔ Felelősségtudatos munkavállalók – a Car Policy elősegíti a szabályos és környezettudatos közlekedést.
✔ Egységes szabályozás – minden munkavállalóra vonatkozik, így a flotta kezelése egyszerű és követhető.
✔ Folyamatos karbantartás és frissítés – a Car Policy élő dokumentum, évente felülvizsgálva az aktuális piaci és vállalati igények szerint.
Készen áll arra, hogy flottája használata átlátható és biztonságos legyen?